Nous sommes là pour votre immeuble !
Madame, Monsieur, chers.es copropriétaires,
La fin du confinement débute ce lundi 11 mai, de manière progressive.
La santé de nos collaborateurs, la vôtre et celle de nos prestataires reste notre première préoccupation.
Nous mettons tout en place pour respecter les consignes des autorités et les gestes barrières.
Nous sommes donc contraints de modifier notre organisation et en particulier nos conditions d’accueil.
Notre agence et notre standard téléphonique ouvriront ce lundi.
Conformément aux consignes gouvernementales, nous continuons à donner la priorité au télétravail afin de limiter les contacts.
Votre gestionnaire partagera son temps entre le télétravail et la visite des immeubles.
Nous vous remercions donc de continuer à prendre contact avec nous par mail et par téléphone. Les rendez-vous seront aussi possibles en téléconférence.
Néanmoins, à chaque fois que le sujet le mérite, les rendez-vous à l’agence sont possibles. Dans ce cas, nous vous remercions de venir avec un masque et un stylo afin de limiter les risques de transmission.
Nous allons continuer à assurer la gestion de votre immeuble comme nous l’avons fait pendant ces dernières semaines.
Nous allons continuer à garder le contact avec votre conseil syndical.
Nous mettons en place la faculté de réaliser des réunions en visioconférence.
Les assemblées générales :
A ce jour, elles restent impossibles.
Nous pensons qu’il ne sera probablement pas possible de les tenir à nouveau avant l’automne.
Nous travaillons avec votre conseil syndical pour prendre les décisions qui ne peuvent pas attendre.
Le gouvernement a prolongé les mandats (conseil syndical et syndic) jusqu’au 24 janvier 2021 au plus tard et nous permet de continuer à appeler les fonds sur la base des budgets votés précédemment.
Les comptes.
Nous assurons la gestion normale de votre copropriété et veillons plus encore que d’habitude au paiement rapide de nos fournisseurs afin de les soutenir.
Les dépenses seront reparties après validation des comptes par le conseil syndical. Elles seront validées par la prochaine assemblée.
Pour les immeubles dont l’AG aurait dû avoir lieu entre le 17.03 et 31.08, vous allez recevoir (ou avez déjà reçu) votre régularisation de charges par mail ou par courrier en fonction de votre choix.
Le paiement des charges
Nous constatons des temps d’acheminement du courrier plus importants. Nous souhaitons aussi limiter le maniement des courriers.
Nous vous remercions donc de privilégier un paiement par virement (les coordonnées bancaires figurent en bas de l’appel de charges, sous le solde de votre compte) ou de mettre en place le prélèvement SEPA.
Le paiement par chèque reste bien entendu possible.
Afin de prendre en compte la situation sanitaire, nous avons décidé de ne pas relancer les charges impayées en avril.
Afin de garantir le bon fonctionnement de votre immeuble, nous remettons en place ces relances dès maintenant en donnant la priorité aux mails et sans courrier AR. Il est important pour nous et pour vous de faire coïncider nos comptes.
Nous restons, comme toujours, à votre disposition pour mettre en place un échelonnement en cas de difficulté. N’hésitez pas à prendre contact avec nous.
Votre gardien.ne.
Il. Elle a continué sa mission durant toute la période. Nous avons gardé la contact. Nous les remercions en votre nom pour leur engagement.
Nous vérifions, avec la possibilité nouvelle de vous croiser dans les couloirs, qu’ils sont bien protégés.
La loge reste fermée. Nous vous remercions de veiller à respecter les règles de distanciation sociale.
Les travaux
Nous maintenons le contact avec les entreprises afin que les travaux votés en assemblée puissent se réaliser.
Nous espérons que les rdv reportés vont maintenant être acceptés par vos fournisseurs afin d’obtenir les devis en attente.
L’extranet
Je vous rappelle que vous trouvez sur l’extranet de diffusion immobilier :
- Le RIB de votre immeuble – il est aussi sur vos appels de fonds
- Votre compte en ligne – pour vérifier que le chèque adressé a bien été reçu ou non
- L’ensemble de vos documents comptables
- Le PV d’AG et plein d’autres informations utiles
Pour vous connecter : allez sur www.diffusion-immobilier.com, puis en bas à gauche, cliquez sur accès client copropriétaire.
Saisir identifiants et mots de passe.
Votre identifiant apparait sur vos appels de fonds.
Si vous avez oublié votre mot de passe, faites « mot de passe oublié », vous recevrez un mail qui vous permettra d’en définir un nouveau.
C’est le même accès pour l’ensemble de vos biens.
En vous connectant, vous pourrez accepter de recevoir vos appels de provisions en ligne.
Prenez soin de vous !
Cordialement
Benoit Coste
benoit.coste@diffusion-immobilier.com
